Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung yêu cầu các công ty ước tính số tiền mà họ nợ khách hàng sẽ không bao giờ được thanh toán và hạch toán số tiền đó trong báo cáo tài chính của họ. Họ làm điều này bằng cách lấy chi phí nợ khó đòi và thực hiện xóa sổ. Một khoản chi phí nợ khó đòi dự đoán các khoản lỗ trong tương lai, trong khi việc xóa sổ là một thủ tục ghi sổ kế toán chỉ đơn giản là ghi nhận rằng một khoản lỗ đã xảy ra.
Lập phụ cấp cho các hóa đơn chưa thanh toán
Rút ra kinh nghiệm của bản thân, các nhà quản lý của một công ty nên có một ý tưởng chung là bao nhiêu khoản phải thu của công ty - các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng - cuối cùng sẽ không được thanh toán. Các chuẩn mực kế toán yêu cầu các công ty phải duy trì một khoản "trợ cấp" cho ước tính của họ về các hóa đơn không thể thu thập được.
Ví dụ: nếu kinh nghiệm của công ty bạn cho bạn biết rằng 1,5% tài khoản phải thu sẽ không thể thu hồi được và số dư tài khoản phải thu hiện tại của bạn là 20.000 đô la, bạn nên có khoản dự phòng là 300 đô la. Bảng cân đối kế toán của bạn sẽ hiển thị 20.000 đô la các khoản phải thu, được bù đắp bằng khoản dự phòng 300 đô la, cho "khoản phải thu ròng" là 19.700 đô la.
Chi phí Nợ khó đòi
Khi một công ty cần thêm vào khoản dự phòng của mình, nó sẽ thực hiện bằng cách ghi nhận một khoản chi phí nợ phải thu khó đòi cho số tiền cần thiết. Ví dụ, bạn cần một khoản trợ cấp 300 đô la nhưng hiện tại chỉ có 200 đô la cam kết cho khoản trợ cấp. Bạn sẽ ghi nhận khoản chi phí nợ khó đòi là 100 đô la trên báo cáo thu nhập của mình và tăng khoản trợ cấp thêm 100 đô la, lên tổng số mới là 300 đô la. Lưu ý rằng bạn ghi lại chi phí nợ khó đòi - và do đó làm giảm lợi nhuận của bạn - chỉ để đề phòng trường hợp khách hàng không thanh toán được hóa đơn của họ.
Không có khoản nợ nào thực sự trở nên xấu. Điều này tuân theo nguyên tắc kế toán của chủ nghĩa bảo thủ: Một công ty không bao giờ được phóng đại tài sản của mình và việc không nhận ra rằng một số hóa đơn khách hàng nhất định sẽ không được thanh toán sẽ phóng đại giá trị của các khoản phải thu, vốn là một tài sản.
Xóa nợ Thực tế
Tại một thời điểm nào đó, một khoản nợ sẽ thực sự trở nên khó đòi - một khách hàng sẽ không thanh toán hóa đơn trong thời gian đủ lâu để công ty kết luận rằng tài khoản không thể truy thu được. Khi điều đó xảy ra, công ty sẽ xóa nợ. Ví dụ: bạn có 20.000 đô la trong tài khoản phải thu và 300 đô la phụ cấp, với tổng số tiền ròng là 19.700 đô la. Bạn xác định rằng một khách hàng nợ bạn $ 180 sẽ không bao giờ trả được.
Để xóa nợ, hãy giảm cả khoản phải thu và khoản dự phòng theo số nợ khó đòi - $ 180. Bây giờ bạn có số dư tài khoản phải thu là 19.820 đô la và một khoản dự phòng là 120 đô la. Các khoản phải thu ròng vẫn giữ nguyên: $ 19,700. Việc xóa sổ không ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty bạn vì bạn đã "tiêu" hết nợ khó đòi. Tuy nhiên, bạn có thể cần phải chịu thêm một khoản nợ khó đòi mới để bổ sung vào khoản dự phòng của mình.
Phụ cấp quá nhỏ
Có thể đánh giá thấp mức độ lớn của khoản phụ cấp bạn cần duy trì cho các tài khoản không thể thu hồi. Cũng có thể một khoản nợ lớn bất thường sẽ trở nên khó đòi, lấn át số tiền dự phòng mà bạn đã dành ra. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể phải xóa một số tiền lớn hơn số dư hiện tại của khoản trợ cấp của bạn. Khi điều đó xảy ra, bạn sẽ cần ghi lại ngay một khoản chi phí nợ khó đòi để khoản trợ cấp của bạn được "bắt kịp", và sau đó xóa nợ khó đòi.
