Outlook là một trong những chương trình email tốt nhất hiện có và là lựa chọn hàng đầu của nhiều người dùng email doanh nghiệp. Nền tảng này mạnh mẽ vì nó tổ chức tốt số lượng lớn email, tích hợp với nhiều tiện ích mở rộng của bên thứ ba, có giới hạn gửi cao để sử dụng cho mục đích thương mại và nhiều tài khoản được tạo và quản lý dễ dàng trên một máy chủ duy nhất.
Một trong những thiếu sót của Outlook liên quan đến phương pháp dễ dàng để xuất email hoặc khả năng nhanh chóng trích xuất dữ liệu từ email. Có rất nhiều khả năng, từ sao chép và dán các email riêng lẻ vào tài liệu văn bản đến xuất sang định dạng CSV hoặc Excel. Không có tùy chọn nào là hoàn hảo và định dạng tùy chỉnh thường bị mất trong quá trình này.
Tại sao lại xuất email?
Thực sự chỉ có một số lý do để xuất email từ Outlook. Di chuyển hộp thư đến của bạn đến một máy chủ và nền tảng khác sẽ yêu cầu xuất khi bạn không muốn có một khởi đầu mới. Và việc chuyển sang một hệ thống mới có thể làm mất tất cả các cuộc trò chuyện email quan trọng của bạn từ các cuộc trao đổi trước đây.
Để tránh mất dữ liệu email có giá trị, hãy xuất sang sổ làm việc Excel hoặc một trong nhiều định dạng khác. Lưu ý rằng việc tải lên ở định dạng dễ đọc và dễ xác định trên một hệ thống mới có thể khó hoặc không thể. Trang tính Excel có thể sắp xếp các cuộc hội thoại và hoạt động như một cơ sở dữ liệu nơi bạn có thể tìm kiếm các liên hệ và hội thoại cũ theo ngữ cảnh hoặc ngày tháng.
Lý do khác để xuất email là để lưu dữ liệu trong một tệp sao lưu. Thông tin nhạy cảm có thể yêu cầu thu hồi vì mục đích pháp lý hoặc cá nhân đáng được sao lưu. Nếu máy chủ của bạn đã từng bị xóa sạch, tệp Excel sẽ lưu trữ mọi thứ từ các cuộc trò chuyện email trước đó.
Xuất Email từ Outlook sang Excel
Xuất email từ Outlook sang Excel thật dễ dàng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn sẽ chỉ giữ lại văn bản thuần túy và các liên kết cơ bản. Tất cả các định dạng khác bị mất. Nếu cuối cùng bạn muốn khôi phục định dạng, lưu dưới dạng tệp HTML là một lựa chọn thay thế tốt.
Mở Outlook và nhấp vào tùy chọn “Tệp”, tiếp theo là tùy chọn “Mở và Xuất”. Nhấp vào “Nhập / Xuất” và “Xuất sang tệp” trước khi đặt loại tệp thành Excel. CSV cũng tương tự và sẽ dễ dàng chuyển sang sổ làm việc excel sau này nếu bạn muốn.
Cuối cùng, chọn thư mục đích nơi tệp sẽ được lưu. Chọn “Hoàn tất” để lưu email vào thư mục được chỉ định. Thoát khỏi Outlook và điều hướng đến thư mục. Kiểm tra để đảm bảo tệp đã được lưu và cố gắng mở tệp. Sổ làm việc Excel hoặc tệp CSV sẽ mở với tất cả dữ liệu email.
Các tùy chọn thay thế
Các loại tệp khác cũng được Outlook hỗ trợ. Nhãn .PST dành riêng cho việc sao lưu email Outlook và các dữ liệu khác được lưu trữ trên máy chủ. .OLM phục vụ cùng một chức năng trên hệ thống Mac. Vấn đề ở đây là tệp chỉ tương thích với các email Outlook khác. Nếu bạn muốn mở hoặc chuyển dữ liệu email, nó phải xảy ra trong một tài khoản Outlook khác.
Giải pháp khác dành riêng cho Gmail. Bạn có thể thiết lập tài khoản Gmail trong Outlook, điều này về cơ bản có nghĩa là bạn đang sử dụng máy chủ Gmail nhưng là bộ mặt Outlook để quản lý email của bạn. Các hệ thống đang hoạt động cùng nhau và bạn có thể sao chép tất cả các email Outlook trong các thư mục riêng lẻ và chuyển chúng sang các thư mục Gmail mới. Nếu bạn bỏ Outlook sau khi di chuyển email, chúng sẽ vẫn còn trên máy chủ Gmail.
Việc chuyển email từ toàn bộ doanh nghiệp với nhiều tài khoản là rất khó và không có lộ trình rõ ràng nào cho việc chuyển đổi nền tảng. Việc tích hợp với một hệ thống như Salesforce giúp theo dõi tất cả các hành động một cách riêng biệt, vì những hành động đó vẫn được lưu trữ trên tài khoản Salesforce. Thay đổi máy chủ, và ít nhất bạn vẫn có địa chỉ email và lịch sử cho mỗi email. Nếu không, việc thay đổi máy chủ rất khó và hơi lộn xộn.
