Tại sao Tài sản và Chi phí đều Có Số dư Nợ?

Mặc dù có vẻ mâu thuẫn rằng tài sản và chi phí đều có thể có số dư bên nợ, nhưng lời giải thích khá hợp lý khi người ta hiểu những điều cơ bản về kế toán. Lý thuyết kế toán ngày nay dựa trên hệ thống bút toán kép được tạo ra cách đây hơn 500 năm và được các thương gia Venice sử dụng. Các nguyên tắc cơ bản của hệ thống này vẫn nhất quán trong những năm qua.

Vậy các nguyên tắc cơ bản của một hệ thống kế toán là gì?

Thiết lập tài khoản ban đầu

Bước đầu tiên trong việc thiết lập hệ thống kế toán cho một doanh nghiệp là xác định các tài khoản cần thiết để ghi lại các giao dịch tài chính của công ty. Danh sách tài khoản ban đầu cho một công ty có thể bao gồm

  • Tiền mặt.
  • Những tài khoản có thể nhận được.
  • Hàng tồn kho.
  • Tài sản cố định.
  • Các khoản phải trả.
  • Vay vốn ngân hàng.
  • Công bằng.
  • Doanh thu.
  • Các khoản chi phí.

Danh sách các tài khoản được gọi là Biểu đồ Tài khoản. Khi doanh nghiệp phát triển, nhiều tài khoản có thể được thêm vào danh sách này để đáp ứng sự đa dạng ngày càng tăng của các giao dịch.

Tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được coi là "tài khoản vĩnh viễn." Các tài khoản này không được đóng vào cuối niên độ kế toán. Số dư của chúng được chuyển sang kỳ kế toán tiếp theo.

Tài khoản doanh thu và chi phí được thiết lập dưới dạng "tài khoản tạm thời". Số dư trên các tài khoản này tăng, giảm trong năm và được kết chuyển vào cuối kỳ kế toán.

Kiến thức cơ bản về kế toán

Các khoản ghi có và ghi nợ được sử dụng trong hệ thống sổ sách kế toán kép như một phương pháp ghi chép các giao dịch tài chính. Mỗi mục nhập vào hệ thống kế toán phải có ghi nợ và ghi có và luôn liên quan đến ít nhất hai tài khoản. Số dư thử nghiệm của toàn bộ các bút toán kế toán cho một doanh nghiệp có nghĩa là tổng các khoản ghi nợ phải bằng tổng tất cả các khoản tín dụng.

Các mục nhập được tạo thành một dạng được gọi là T-account. Đây là một hỗ trợ trực quan đại diện cho một tài khoản trong sổ cái chung. Tên của tài khoản được đăng phía trên phần trên cùng của T. Các mục ghi nợ được đăng ở phía bên trái của chữ T, và các mục ghi có được đăng ở phía bên phải.

Để loại bỏ sự nhầm lẫn xung quanh ý nghĩa của ghi nợ và tín dụng, người ta phải chấp nhận khái niệm rằng các từ không có nghĩa nào khác ngoài trái và phải. Đó là tất cả. Nó không phức tạp hơn thế. Các khoản ghi nợ được sử dụng để ghi tăng tài sản và chi phí.

Hãy minh họa quá trình này bằng một ví dụ đơn giản. Giả sử người quản lý văn phòng chi 375 đô la để mua giấy, bút và mực cho máy in và thanh toán cho khoản mua này bằng cách viết séc.

Các mục nhập sẽ là khoản ghi nợ $ 375 vào tài khoản chi phí cho đồ dùng văn phòng và khoản ghi có $ 375 vào tài khoản ngân hàng của công ty.

Phương trình kế toán

Phương trình kế toán là nền tảng của hệ thống kế toán kép.

  • Phương trình Kế toán Cơ bản như sau:
  • Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu

Sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép sẽ đảm bảo rằng bảng cân đối kế toán sẽ luôn cân bằng và số dư thử nghiệm của các khoản ghi nợ và ghi có sẽ luôn bằng nhau.

Hãy lấy một ví dụ khác để minh họa nguyên tắc này. Giả sử giám đốc sản xuất đã mua 3.200 đô la nguyên liệu thô cần thiết để sản xuất các sản phẩm của công ty. Việc mua hàng được thực hiện từ một trong những nhà cung cấp của công ty với thời hạn thanh toán trong 30 ngày.

Các bút toán sẽ là khoản ghi nợ $ 3.200 cho hàng tồn kho nguyên vật liệu thô và ghi có $ 3.200 cho các khoản phải trả.

Bây giờ, chúng ta hãy xem những tài khoản nào có số dư ghi nợ và ghi có.

Số dư Thông thường trong Tài khoản

Các tài khoản thường có số dư nợ hoặc số dư tín dụng. Sau đây là danh sách các số dư thông thường cho các tài khoản cơ bản:

  • Tiền mặt: Nợ.
  • Các khoản phải thu: Nợ.
  • Hàng tồn kho: Nợ.
  • TSCĐ: Nợ.
  • Các khoản phải trả: Có.
  • Vốn vay ngân hàng: Tín dụng.
  • Vốn chủ sở hữu: Tín dụng.
  • Các khoản thu: Tín dụng.
  • Các khoản chi: Nợ.

Thông thường, các tài khoản trong bảng cân đối kế toán có các tài sản có số dư bên nợ và các khoản nợ phải trả là số dư bên có. Đây là những con số tĩnh và phản ánh tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm cụ thể.

Các giao dịch về doanh thu và chi phí là hồ sơ về các dòng tiền vào và ra trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như một năm. Các giao dịch tài chính này được tích lũy trong khoảng thời gian và được kết thúc với việc điều chỉnh các bút toán kế toán vào cuối kỳ, hy vọng sẽ có lãi. Kết quả lãi hoặc lỗ được đưa vào tài khoản vốn chủ sở hữu để duy trì sự cân bằng trong phương trình kế toán.

Hãy xem xét ví dụ này về cách thức hoạt động của quy trình kế toán. Bắt đầu với phương trình kế toán tài sản bằng tổng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu:

  • Tài sản: $ 3,750,000.
  • Nợ phải trả: $ 1,800,000.
  • Vốn chủ sở hữu: $ 1,950,000.

Trong quá trình một năm, công ty có các khoản doanh thu và chi phí sau:

  • Doanh thu-tín dụng: $ 3,340,000.
  • Chi phí giá vốn hàng bán-ghi nợ: 2.000.000 USD.
  • Ghi nợ chi phí quản lý và chi phí chung: 1.000.000 đô la.
  • Thuế-ghi nợ: 100.000 đô la.
  • Lợi nhuận ròng: $ 240,000 (đây là lợi nhuận sẽ được ghi có vào tài khoản vốn chủ sở hữu).

Để đơn giản, hãy giả sử rằng công ty đã thực hiện tất cả doanh số bán hàng của mình bằng tiền mặt. Trong trường hợp này, tài sản của công ty sẽ tăng trong năm với 240.000 đô la tiền mặt thu được và tài khoản vốn chủ sở hữu sẽ tăng lên 2.190.000 đô la (1.950.000 đô la + 240.000 đô la).

Bây giờ, chúng ta có phương trình kế toán:

  • Tài sản: $3,750,000 + $240,000 = $3,990,000.
  • Nợ phải trả: $ 1,800,000.
  • Vốn chủ sở hữu: $2,190,000.$3,990,000 = $1,800,000 + $2,190,000.

Phương trình kế toán cân đối; tất cả đều tốt, và một năm bắt đầu lại.

Tài khoản Tài sản Có Số dư Nợ

Sau đây là các tài khoản tài sản điển hình có số dư bên nợ:

  • Tiền mặt.
  • Chứng khoán thị trường.
  • Những tài khoản có thể nhận được.
  • Hàng tồn kho.
  • Chi phí trả trước.
  • Các tòa nhà.
  • Trang thiết bị.

Hãy xem xét một vài ví dụ về các mục nhập vào các tài khoản tài sản này.

  • Thanh toán khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp:
  • Nợ các khoản phải trả: Điều này làm giảm số dư nợ nhà cung cấp.
  • Tín dụng thành tiền mặt: Số dư tiền mặt giảm theo số tiền đã trả cho nhà cung cấp.
  • Một khách hàng thanh toán khoản phải thu cho công ty:
  • Nợ tiền mặt: Tiền mặt được gửi vào tài khoản ngân hàng, làm tăng số dư tiền mặt.
  • Có các khoản phải thu: Số dư nợ của khách hàng giảm.
  • Công ty mua một nhà kho mới:
  • Nợ tài sản cố định: Số dư tài sản tăng theo giá trị của tòa nhà.
  • Tín dụng cho vay ngân hàng: Tiền được vay từ ngân hàng để tài trợ cho việc mua tòa nhà.
  • Mua thiết bị cho dây chuyền sản xuất; thanh toán bằng séc:
  • Nợ tài sản thiết bị: Số tiền mua thiết bị tăng thêm.
  • Có vào tài khoản ngân hàng: Số tiền trong tài khoản ngân hàng giảm theo số tiền mua hàng.

Tài khoản chi phí có số dư Nợ

Thông thường, các tài khoản chi phí có số dư bên trái của tài khoản T. Các khoản nợ làm tăng số dư trong tài khoản chi phí. Ví dụ về các tài khoản này là

  • Lương.
  • Thuê.
  • Vật tư.
  • Quan tâm.
  • Bảo hiểm.
  • Giấy phép.
  • Quảng cáo.

Một vài ví dụ về các bút toán vào tài khoản chi phí như sau:

Trả lương:

  • Nợ tiền lương: Số tiền lương đã trả được ghi nợ vào tài khoản chi phí.
  • Có bằng tiền mặt: Số dư tài khoản ngân hàng được ghi giảm theo số tiền lương đã trả.

Thanh toán tiền thuê:

  • Nợ chi phí thuê: Tiền thuê đã trả làm tăng số dư bên Nợ tài khoản chi phí thuê.
  • Tín dụng thành tiền mặt: Số dư ngân hàng được giảm theo số tiền thuê đã trả.

Mua vật tư sản xuất:

  • Nợ chi phí vật tư: Số tiền mua hàng được ghi nợ vào chi phí vật tư.
  • Có vào các khoản phải trả: Số tiền phải trả cho nhà cung cấp được tăng lên khi mua hàng.
  • Hầu hết các giao dịch chi phí đều có bút toán ghi nợ hoặc ghi có bằng tiền mặt.

Sau khi nắm bắt được khái niệm rằng các khoản ghi nợ và ghi có có nghĩa là hai bên trái và phải của tài khoản T, việc tuân theo logic về cách các mục được đăng sẽ trở nên khá đơn giản. Các tài khoản tài sản tăng lên với các bút toán ghi nợ, và số dư tài khoản chi phí tăng trong kỳ kế toán với các giao dịch ghi nợ. Kết quả của các tài khoản thu nhập và chi phí được tổng hợp, khóa sổ và đưa vào lợi nhuận để lại của công ty vào cuối năm. Mọi chi phí ghi nợ hoặc ghi có đều được làm bằng 0 và bắt đầu lại.

bài viết gần đây

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found