Đảm bảo chất lượng, hoặc kiểm soát chất lượng, đánh giá và sửa đổi các thủ tục của tổ chức để đảm bảo rằng chúng mang lại kết quả mong muốn. Kế hoạch đảm bảo chất lượng phải bao gồm cơ cấu tổ chức, chi tiết về trách nhiệm của từng nhân viên và trình độ mà nhân viên cần để hoàn thành những trách nhiệm đó.
Kế hoạch QA cũng chỉ rõ các yêu cầu đối với nhà cung cấp và nguyên vật liệu mà họ vận chuyển. Nó chỉ định thử nghiệm sản phẩm đầy đủ và cung cấp lại kết quả thử nghiệm cũng như khiếu nại của khách hàng để giải quyết các vấn đề và khuyến khích cải tiến trong toàn tổ chức. Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng đảm bảo chất lượng để tăng hiệu quả và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Sơ đồ tổ chức là cốt lõi
Một sơ đồ tổ chức với các mô tả công việc chi tiết là một yêu cầu cơ bản của đảm bảo chất lượng. Để đưa một công việc vào kế hoạch đảm bảo chất lượng của bạn, hãy viết mô tả công việc bao gồm trình độ và đào tạo cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Kế hoạch phải bao gồm yêu cầu về tài liệu về đào tạo thực tế và trình độ của người giữ chức vụ. Vị trí của người chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng phải bao gồm việc đào tạo theo yêu cầu, tài liệu mà người nắm giữ vị trí đó được đào tạo và đường dẫn báo cáo trực tiếp cho quản lý cấp trên.
Xác minh công việc: Ai làm gì
Kế hoạch đảm bảo chất lượng của bạn không chỉ phải nêu chi tiết ai chịu trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ cụ thể mà còn phải chỉ rõ ai chịu trách nhiệm kiểm tra công việc. Ở các cơ sở kinh doanh nhỏ, người làm công việc đó cũng được phép kiểm tra, nhưng người đó phải thực hiện việc xác minh như một nhiệm vụ riêng biệt, theo quy trình riêng. Trong các tổ chức lớn hơn, các nhân viên trong cùng một bộ phận có thể kiểm tra công việc của nhau. Nhưng kế hoạch đảm bảo chất lượng thường chỉ rõ rằng, đối với các nhiệm vụ quan trọng, việc xác minh công việc phải được thực hiện bởi một người đặc biệt có trình độ chuyên môn và có thể là một phần của bộ phận đảm bảo chất lượng riêng biệt.
Mua và nhận nguyên liệu
Một yêu cầu khác của đảm bảo chất lượng là vật liệu được sử dụng để sản xuất phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật để sản xuất một sản phẩm có chất lượng mong muốn. Kế hoạch đảm bảo chất lượng cần nêu rõ các đặc tính của nguyên vật liệu được mua. Kế hoạch giao nhiệm vụ xác minh tài liệu đến và chi tiết việc kiểm tra được yêu cầu. Vật liệu không đáp ứng yêu cầu được trả lại.
Đảm bảo Tiêu chuẩn của Nhà cung cấp
Trong khi các thanh tra viên có thể xác minh tính đầy đủ của các vật liệu cơ bản, việc kiểm tra các phần phức tạp của thiết bị khi nhận hàng thường không thể thực hiện được. Thay vào đó, kế hoạch kiểm soát chất lượng của bạn phải chỉ rõ các tiêu chuẩn mà các nhà cung cấp tiềm năng phải đáp ứng trước khi họ có thể đấu thầu hợp đồng. Ví dụ: bạn có thể chỉ định một tiêu chuẩn bên ngoài như ISO 9000 hoặc yêu cầu tổ chức của bạn thực hiện đánh giá đối với từng nhà cung cấp tiềm năng để đảm bảo rằng các thủ tục được coi là quan trọng đối với sự thành công của kế hoạch chất lượng được áp dụng. Trong cả hai trường hợp, kế hoạch kiểm soát chất lượng phải có danh sách các nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn.
Đảm bảo chất lượng phản hồi
Trong khi một kế hoạch đảm bảo chất lượng cố gắng đảm bảo rằng các thủ tục được thực hiện dẫn đến một sản phẩm chất lượng, các công ty sẽ thu được đầy đủ lợi ích từ sáng kiến đó thông qua cơ chế phản hồi. Kế hoạch đảm bảo chất lượng của bạn thực hiện phản hồi thông qua điều tra các khiếu nại của khách hàng và sửa chữa các vấn đề không tuân thủ. Chỉ định rằng người chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng nhận được các bản sao của tất cả các khiếu nại của khách hàng, sau đó kiểm tra xem chúng có phải là kết quả của việc không tuân thủ kế hoạch đảm bảo chất lượng hay không.
Trong nội bộ, nếu một người chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ nhận thấy rằng một quá trình không phù hợp với các thủ tục áp dụng, anh ta phải đưa ra một báo cáo về sự không tuân thủ. Các báo cáo không tuân thủ là phản hồi được sử dụng để theo dõi các vấn đề chất lượng trở lại nguồn gốc của chúng.
Quy trình cho hành động sửa chữa
Kế hoạch hành động khắc phục là chìa khóa để giải quyết các vấn đề về chất lượng và chỉ rõ cách giải quyết chúng. Kế hoạch đảm bảo chất lượng của bạn phải chỉ rõ rằng người chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng xác minh việc không tuân thủ bắt nguồn như thế nào khi anh ta nhận được báo cáo về sự không tuân thủ hoặc tự mình tạo ra một báo cáo. Vì kế hoạch đảm bảo chất lượng ghi lại trách nhiệm cho tất cả các nhiệm vụ và hành động, nên có thể xác định những người chịu trách nhiệm về việc không tuân thủ.
Trong kế hoạch đảm bảo chất lượng, bạn phải chỉ rõ rằng một nhóm cố gắng tìm ra giải pháp để ngăn chặn việc không tuân thủ tái diễn. Nhóm nên bao gồm một đại diện của bộ phận đảm bảo chất lượng, người đã thực hiện công việc và người đã kiểm tra nó. Việc người chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng báo cáo cho quản lý cấp trên đảm bảo rằng nhóm có quyền truy cập vào các nguồn lực cần thiết.
Đôi khi giải pháp bao gồm các cải tiến đối với kế hoạch đảm bảo chất lượng. Thông thường, nó giải quyết các lỗ hổng trong các thủ tục hoặc kiểm soát chất lượng. Khi công ty áp dụng những phản hồi đó một cách nhất quán, kết quả là hiệu quả hoạt động của công ty được cải thiện liên tục.
