Ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng hợp đồng và lực lượng lao động từ xa cho các loại chức năng công việc cụ thể. Mặc dù có lợi thế khi sử dụng nhân viên hợp đồng hơn nhân viên làm công ăn lương cho một số vị trí nhất định, nhưng những vị trí không cố định này sẽ không thay thế hoàn toàn nhu cầu về nhân viên của công ty. Về mặt pháp lý, một người nào đó đã trả lương kèm theo thuế và chi phí bảo hiểm cho việc làm của cô ấy là một nhân viên; một nhà thầu độc lập với công ty, duy trì chi phí của riêng mình và về mặt kỹ thuật không phải là một nhân viên.
Xác định Nhà thầu Vs. Nhân viên
Sự khác biệt giữa làm việc với tư cách là một nhà thầu hay một nhân viên thoạt đầu có vẻ không phải là một sự khác biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, hoặc thậm chí cả nhân viên. Nhưng có những tác động nghiêm trọng về thuế và bảo hiểm nếu doanh nghiệp hoặc nhân viên không hiểu sự khác biệt và tuân theo các quy tắc.
IRS đã xác định nhân viên: Một nhân viên được trả một mức lương chỉ định với biểu mẫu W-2 ghi lại tiền lương, khấu trừ thuế và phân thành từng khoản và các khoản khấu trừ, cùng với các kế hoạch phúc lợi. Doanh nghiệp đặt địa điểm làm việc, lịch trình và nhiệm vụ cụ thể của nhân viên, tất cả đều có thể điều chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Về cơ bản, tất cả các khía cạnh của công việc của một nhân viên được kiểm soát bởi người sử dụng lao động.
Nhà thầu là một công nhân độc lập thường điều hành công ty của riêng mình để thực hiện các loại công việc cụ thể. Các nhà thầu thường được trả cho mỗi công việc đã hoàn thành và họ nhận được Mẫu 1099 từ khách hàng của họ để ghi lại thu nhập. Nhà thầu có thể thực hiện cùng một loại công việc cho một số công ty và không chịu sự kiểm soát của người sử dụng lao động. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể thuê một người quản lý CNTT nội bộ - một nhân viên - người phải đến văn phòng để giám sát, cập nhật và điều chỉnh các giao thức và bảo mật CNTT. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê một nhà thầu tư vấn CNTT, người có thể giám sát an ninh từ một vị trí từ xa và chỉ đến văn phòng khi cần thiết.
Những lợi ích và bất lợi của nhân viên được trả lương
Người làm công ăn lương mang lại cả lợi ích và bất lợi cho lãnh đạo doanh nghiệp. Một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp đã chỉ định giờ làm việc để phục vụ khách hàng, cần phải duy trì một số lượng nhân viên được trả lương hoặc theo giờ nhất định để duy trì hoạt động trong giờ làm việc. Ngoài việc có người sẵn sàng trợ giúp người tiêu dùng, điều quan trọng là lãnh đạo doanh nghiệp phải có khả năng kiểm soát và thay đổi các nhiệm vụ được giao, khi cần, của bất kỳ nhân viên nào. Điều này có nghĩa là sếp có thể kiểm soát các tương tác và quy trình của nhân viên. Nó có nghĩa là nhân viên phải tuân theo các chính sách và thủ tục của công ty để đảm bảo các dịch vụ được cung cấp theo mong muốn của công ty.
Ngoài những lợi ích cho người sử dụng lao động, còn có những lợi ích cho người lao động. Khi một nhân viên được trả lương kèm theo các khoản phúc lợi, anh ta biết rằng mình đã đóng thuế. Anh ấy biết kế hoạch nghỉ hưu của mình đã được tài trợ. Anh ấy tự tin rằng mình có một công việc ổn định để đảm bảo an toàn cho cá nhân. Điều đó dẫn đến thái độ làm việc tích cực và hiệu quả hơn cho nhiều nhân viên. Nó cũng cho phép nhân viên gắn kết và xây dựng văn hóa công ty. Nó trở thành một mô hình thu nhỏ của môi trường xã hội - phương pháp tiếp cận theo nhóm với bạn bè, huấn luyện viên và người cố vấn giúp hướng dẫn nhân viên đến những điều lớn hơn và tốt hơn.
Những bất lợi của người làm công ăn lương là chi phí cho người sử dụng lao động, cũng như sự thiếu linh hoạt đối với người lao động. Do phải trả thêm thuế và chi phí bảo hiểm, cộng với chi phí duy trì nhiều nhân viên hơn, nhân viên có thể đắt hơn nhà thầu. Những nhân viên đang tìm kiếm một lịch trình linh hoạt có thể gặp khó khăn với tính chất cứng nhắc của một số công việc.
Các lợi ích và bất lợi của nhân viên hợp đồng
Nhân viên hợp đồng là lực lượng lao động nhanh nhẹn cho người sử dụng lao động. Nhà thầu có thể làm việc từ xa hoặc trong khoảng thời gian giới hạn cho các công việc cụ thể. Điều này làm giảm chi phí đáng kể, mặc dù một số nhà thầu có thể chi phí mỗi giờ cao hơn so với một nhân viên làm công ăn lương tại nhà. Doanh nghiệp có thể thêm hoặc bớt các nhiệm vụ khi nhu cầu thay đổi hoặc ngân sách thay đổi mà không cần đòi hỏi từ nhà thầu. Doanh nghiệp cũng không có trách nhiệm duy trì các khoản thuế thất nghiệp, An sinh Xã hội hoặc Medicare cho nhà thầu.
Các nhà thầu thường được hưởng sự linh hoạt trong công việc của họ và có thể khấu trừ chi phí để bù đắp các khoản thuế mà họ sẽ trả sau này dựa trên thu nhập của họ. Tính linh hoạt này là một lợi thế cho nhà thầu, nhưng đôi khi trở thành một vấn đề đối với những người chủ không thể kiểm soát giờ làm việc của nhà thầu. Người sử dụng lao động không thể có quyền kiểm soát quá mức đối với việc lập kế hoạch, do đó nếu có nhu cầu khẩn cấp cần phải giải quyết, doanh nghiệp phải phụ thuộc vào sự sẵn sàng về lịch trình của nhà thầu.
Cân nhắc về Thuế đối với Việc làm
Như đã đề cập, một nhân viên làm công ăn lương được trả theo trạng thái W-2. Là một phần của gói nhập cảnh ban đầu, cô ấy hoàn thành Mẫu đơn W-9 để nêu rõ khoản khấu lưu của mình - về cơ bản là bao nhiêu tiền thuế liên bang và tiểu bang mà cô ấy muốn được giữ lại từ mỗi lần trả lương. Thêm vào đó, tiền lương sẽ trừ đi các khoản khấu lưu được bầu chọn, chẳng hạn như khoản tiền hưu trí hoặc bảo hiểm y tế. An sinh Xã hội, Medicare và các loại thuế ngoài lề khác cũng được chủ lao động khấu trừ dựa trên trách nhiệm trả của nhân viên. W-2 của một nhân viên cũng có thể tự động bị trừng phạt đối với các vấn đề như tiền cấp dưỡng nuôi con, thuế trả lại, bản án kiện tụng và các khoản nợ khác.
Nhân viên hợp đồng được trả lương bằng séc hoặc đặt cọc trực tiếp. Anh ta nhận được Biểu mẫu 1099 từ mỗi khách hàng vào cuối năm để tính thu nhập của mình, trừ khi một công ty trả cho anh ta 600 đô la trở xuống trong năm. Do đó, các nhà thầu phải cẩn thận trong việc lưu giữ hồ sơ thu nhập từ tất cả khách hàng bất kể số tiền là bao nhiêu, bởi vì tất cả thu nhập đều phải chịu thuế ngay cả khi Mẫu 1099 không được ban hành. Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên hợp đồng không có lợi ích, không có thuế và không có khấu lưu giữ lại từ lương của anh ta. Nói cách khác, nếu thu nhập kiếm được của anh ta là 25.000 đô la, thì tiền lương của anh ta là 25.000 đô la. Anh ta phải nộp thuế với Biểu C để tính thu nhập và chi phí kinh doanh của mình. Anh ta cũng nên nộp thuế thu nhập hàng quý để tránh bị phạt khi hoàn thành việc khai thuế.
Người sử dụng lao động bị phạt vì không nộp đơn kịp thời mỗi năm, vì nhân viên cần thông báo đầy đủ để nộp tờ khai thuế trước thời hạn. Nếu người sử dụng lao động không phát hành Mẫu đơn W-2 hoặc Mẫu 1099 trước ngày 31 tháng 1 của năm đến hạn khai thuế cho năm trước, sẽ bị phạt tài chính đối với mỗi tài liệu chưa được điền. Phí bắt đầu từ $ 50 cho mỗi hình thức, với mức tối đa $ 536,000 cho các công ty lớn.
Người sử dụng lao động không chỉ phải chịu hình phạt và bị treo cờ kiểm toán nếu không nộp các biểu mẫu trong khung thời gian thích hợp, mà còn phải chịu sự điều tra của cơ quan quản lý thông qua Bộ Lao động. Các hình phạt IRS áp dụng cho mỗi phân loại sai, cộng với 1,5 phần trăm tiền phạt lên đến 40 phần trăm thuế FICA không khấu trừ từ phần của một nhân viên và trên 100 phần trăm của chủ nhân. FICA tổng cộng khoảng 15,3 phần trăm biên chế, với nhân viên và người sử dụng lao động chia nhỏ tổng số.
Ví dụ, nếu một nhân viên được trả 100.000 đô la không chính xác với tư cách là một nhà thầu trong ba năm, chủ nhân có thể trả tới 150 đô la cho ba năm điền sai mẫu đơn và 1,5 phần trăm số tiền khác lẽ ra phải dành cho An sinh xã hội và Medicare. Giả sử số tiền của chủ nhân là 6,2 phần trăm cho An sinh Xã hội và 1,45 phần trăm cho Medicare. Con số đó tương đương với 7,65 phần trăm, cộng với khoản tiền phạt 1,5 phần trăm, tổng cộng là 9,15 phần trăm của 100.000 đô la. Đó là 9.150 đô la cho mỗi ba năm - hơn 27.000 đô la chỉ được trả cho phần của người sử dụng lao động.
Phần của nhân viên vẫn là 7,65 phần trăm, tổng cộng là $ 7,650 hàng năm với 40 phần trăm được trả bởi người sử dụng lao động như một khoản phạt. Đó là 3.060 đô la tiền phạt bổ sung, hoặc 9.180 đô la khác cho ba năm phân loại sai nhân viên.
So sánh chi phí: Salaried Vs. Nhà thầu
Việc so sánh chi phí và lợi ích cho người sử dụng lao động đối với từng loại công nhân đòi hỏi phải nhìn vào mức lương hoặc mức lương theo giờ cộng với chi phí phúc lợi và chi phí của nhân viên hợp đồng so với nhân viên làm công ăn lương. Điều này giả định rằng cả hai nhân viên đều thực hiện cùng một chức năng và làm việc theo giờ giống nhau trong suốt một năm.
Các chi phí tính theo nhân viên làm công ăn lương bao gồm các phúc lợi ngoài lề như chăm sóc sức khỏe và nghỉ hưu, cộng với thời gian ốm đau và thời gian nghỉ phép. Ngoài ra còn có chi phí văn phòng và chi phí chung và chi phí hành chính; khi bạn có những người phải có mặt tại văn phòng, bạn phải có không gian, vật tư, trang thiết bị để họ sử dụng và con người để quản lý họ. Những chi phí này có thể lấy chi phí hàng giờ của một nhân viên 40 đô la mỗi giờ và làm cho chi phí theo giờ hiệu quả là 80 đô la mỗi giờ. Nếu bạn đang trả cho một nhà thầu $ 60 mỗi giờ để làm cùng một công việc, với ít hoặc không có chi phí khác, bạn đang tiết kiệm tiền.
Lạm dụng nhân viên làm nhà thầu
Một số chủ doanh nghiệp thuê những nhân viên không bị loại khỏi thử nghiệm kiểm soát IRS. Họ làm điều này để tránh phải trả các khoản thuế trả lương đắt đỏ và phí bảo hiểm bồi thường cho người lao động, và gánh vác trách nhiệm của người lao động. Nếu một doanh nghiệp được xác định là vi phạm các quy tắc liên quan đến tư cách của nhân viên, họ phải chịu các khoản tiền phạt và hình phạt với các cơ quan có thẩm quyền của tiểu bang và liên bang.
Một nhân viên được thuê hợp pháp với tư cách là một nhà thầu có thể được thuê làm nhân viên, dựa trên những thay đổi về nhu cầu và yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nếu điều này xảy ra, doanh nghiệp phải chuyển người lao động từ người làm thầu sang người làm công ăn lương. Hợp đồng lao động mới phải được viết với các điều khoản thích hợp; nhân viên mới sau đó được đưa vào làm việc với tư cách là người mới thuê, hoàn thành tất cả các biểu mẫu thuế cần thiết. Cô ấy không còn là nhà thầu nữa và doanh nghiệp sẽ bổ sung thông tin của nhân viên mới vào chính sách bồi thường cho người lao động.
Chọn loại nhân viên
Khi tìm kiếm một nhân viên mới, trước tiên hãy xem xét nhu cầu của công ty. Viết mô tả công việc bao gồm mọi thứ từ nhiệm vụ và kỹ năng công việc đến yêu cầu về giờ làm và tình trạng sẵn sàng. Ví dụ, bạn có thể cần một người có khả năng làm việc xen kẽ các ngày thứ Bảy cho các sự kiện đặc biệt. Đây sẽ là một phần trong cách bạn xác định những gì bạn cần và liệu bạn có cần kiểm soát những giờ đó hay không. Nếu bạn chỉ cần một người nào đó trong ba trong số 40 giờ mỗi tuần làm việc cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể thuê một nhà thầu tốt.
Tuy nhiên, hãy cân nhắc nhiều hơn chi phí. Cân nhắc vai trò của nhân viên với các thành viên khác trong nhóm và người tiêu dùng. Nhiều đại lý bảo hiểm chỉ làm việc dựa trên tiền hoa hồng và được coi là những nhà thầu độc lập làm việc trong cùng một văn phòng. Điều này cũng đúng với môi giới. Họ có thể được yêu cầu tham gia các cuộc họp hàng tuần nhưng nếu không thì phải linh hoạt trong lịch trình của họ và cách họ điều hành công việc của mình. Một trong những lợi ích chính của nhân viên hợp đồng trong những tình huống như vậy là bạn thấy mọi người khao khát thành công. Điều này giúp doanh nghiệp kinh doanh tốt, và danh tiếng của văn phòng tạo động lực với người tiêu dùng.
Đồng thời, nhân viên hợp đồng có thể trở nên căng thẳng quá mức nếu họ không cảm thấy có đủ công việc để đáp ứng nhu cầu thu nhập của mình. Một doanh nghiệp có thể mất một nhà thầu tìm được hợp đồng tốt hơn ở một nơi khác.
Cảnh báo
Người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm đối với những sai sót về khấu trừ thuế trên Mẫu đơn W-2 hoặc Mẫu 1099 cuối năm. Hãy sử dụng CPA hoặc dịch vụ trả lương chuyên nghiệp để đảm bảo bạn đang phân loại và nộp bảng lương nhân viên đúng cách. IRS và Bộ Lao động đặt gánh nặng cho người sử dụng lao động chứ không phải người lao động.
