Với sự ra đời của truyền thông kỹ thuật số, thư từ kinh doanh đã thay đổi đáng kể. Gửi email nhanh chóng và dễ dàng như vậy, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp biết rằng các tiêu chuẩn vẫn tồn tại khi viết và gửi một bức thư cho nhiều người nhận. Hiểu các quy tắc, cho dù bạn đang viết một email hay một bức thư tiêu chuẩn để có được những phản hồi tốt nhất cho người đọc.
Các loại thư từ
Có vẻ như ngày càng có nhiều cách để gửi thông tin liên lạc kinh doanh trong thời kỳ hiện đại. Ghi chú nhanh thường được gửi qua các dịch vụ nhắn tin riêng tư và tức thời và thậm chí qua tin nhắn văn bản. Tuy nhiên, nếu bạn thay mặt doanh nghiệp của mình gửi thư từ chính thức, thì thư hoặc email là lựa chọn chuyên nghiệp nhất. Tất cả thư từ là một phần của hồ sơ kinh doanh chính thức, có nghĩa là hãy lưu ý giọng điệu và nội dung của bạn khi gửi bất cứ thứ gì được viết ra. Nó trở thành một biên bản và có khả năng ràng buộc về mặt pháp lý.
Nhiều người vẫn sẽ tự động sử dụng các cách chào trang trọng hơn trong các bức thư tiêu chuẩn, nơi họ nhận được sự thân mật trong thư từ qua email. Tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của bạn về các bên, việc nói "Xin chào" hoặc "Xin chào" có thể quá bình thường. Luôn chú ý đến đối tượng là ai và đảm bảo rằng bạn giải quyết đối tượng đó một cách hợp lý.
Địa chỉ email cho nhiều người nhận
Email dễ dàng hơn với các yêu cầu về hình thức. Bạn có các hộp địa chỉ bao gồm người nhận chính, bản sao carbon (CC) và bản sao carbon mù (BCC). Nhập địa chỉ email của từng người nhận vào ô thích hợp. Những người cần nhận và trả lời bức thư là những người nhận chính. Nếu bạn cũng đang gửi một bản sao cho người quản lý hoặc một bên khác có tên trong bức thư, họ đang nhận được bức thư vì mục đích thông tin và phải ở trong ô CC.
Hộp BCC dành cho những người nhận không cần nêu tên, do đó mọi người đều không biết về biên nhận của họ hoặc đối với một nhóm lớn đến mức bạn không muốn mọi người phản hồi cho toàn bộ nhóm. Nó phục vụ như một kiểm soát quyền riêng tư cho các email nhóm lớn.
Trong nội dung email, hãy liệt kê tên của hai hoặc ba người nhận sau lời chào. Ví dụ: "Kính gửi Joe, Jane và Tim" hoặc "Kính gửi ông Johnson, bà Hollis và ông Baxter." Đối với danh sách mở rộng, hãy liệt kê tên, công ty và chức danh theo thứ tự trước lời chào. Ví dụ:
- John Tillis, Chủ tịch, ACME Inc
- Jane Jones, CEO, Tip Top Sales Company
- Billy Allen, Phó chủ tịch, Allow Metal Inc
- Neil Benson, Phó chủ tịch, Peter Piper Peppers Company
Bạn sẽ tiếp tục danh sách này cho nhóm để xem ai có trong thư từ ngay cả khi địa chỉ ở BCC. Sau đó, lời chào sẽ là một cái gì đó đối với nhóm, chẳng hạn như "Kính gửi nhóm" hoặc "Kính gửi các ông". Mặc dù đó là email, hãy thử giải quyết nhiều người trong một email chuyên nghiệp nhất có thể.
Gửi thư cho hai người
Thư công việc đi qua các kênh thư tiêu chuẩn không có hộp địa chỉ email thuận tiện. Trước lời chào, bạn sẽ tạo một khối cho từng người nhận dự định. Khối chia nhỏ tên, chức danh và thông tin công ty thành các phần lớn giống như nó sẽ được nhìn thấy trên phong bì. Mỗi khối của người nhận được phân tách bằng một dòng.
Ví dụ về khối người nhận là:
- Ronald Jones, Giám đốc Hoạt động
- Giải pháp tài nguyên hoạt động, Inc
- 10101 Main Street, Suite 200
- Thị trấn tốt nhất, MA 00111
Một khối có thể có hoặc không bao gồm điện thoại hoặc fax. Khi nói đến lời chào thực tế, khi bạn đã liệt kê tất cả người nhận, hãy sử dụng lời chào nhóm, chẳng hạn như "Kính gửi người tham dự" hoặc "Đồng nghiệp dự án thân mến".
Bản sao carbon và bản sao mù
Đối với thư tiêu chuẩn, những người đang nhận thông tin dưới dạng CC hoặc BCC, sẽ được ghi chú sau khi bạn chỉ định dấu của mình ở cuối thư. Bên dưới lời chào ký tên của bạn, hãy liệt kê tên của những người nhận bản sao carbon, nếu có. Nếu có một bản sao mù, bạn chỉ cần lưu ý rằng ai đó giấu tên đang nhận một bản sao. Điều này được thực hiện sau khi bạn đăng ký và sau CC, bằng cách ghi chú BCC.
