Biên nhận thanh toán có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn, miễn là nó đáp ứng được nhu cầu của bạn cũng như nhu cầu của khách hàng. Biên lai có thể đơn giản như một phiếu tính tiền hoặc bình thường như một bản ghi nhớ viết vội trên một tờ giấy. Ngoài ra, chúng có thể phức tạp, chẳng hạn như bảng tính kỹ thuật số với số đơn đặt hàng, tính toán tiện ích mở rộng được lập trình và lịch sử thanh toán.
Phải có trên biên lai thanh toán
Mỗi biên lai thanh toán phải có tên của doanh nghiệp đã phát hành, ngày giao dịch xảy ra, các mặt hàng đã mua và số tiền đã được tính phí. Nhiều biên lai cũng bao gồm tên của khách hàng, đặc biệt nếu biên lai đại diện cho một đơn đặt hàng đã được thực hiện hoặc nếu người mua và người bán đang tham gia vào các giao dịch kinh doanh đang diễn ra với nhau. Nếu khách hàng đã gửi đơn đặt hàng, số của đơn đặt hàng đó cũng sẽ xuất hiện trên biên lai để người mua tham khảo. Nếu đơn đặt hàng sẽ được giao, đơn đặt hàng phải có địa chỉ và thông tin liên hệ của người mua để tài xế giao hàng sử dụng.
Rất vui khi có biên nhận thanh toán
Sẽ rất hữu ích cho người mua đã trả tiền cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cũng như có tài liệu về cách thức thanh toán đó được thực hiện. Biên lai thanh toán cũng có thể bao gồm thông tin về chính khoản thanh toán đó - chẳng hạn như liệu nó được thực hiện bằng tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng. Điều đặc biệt quan trọng cần lưu ý là thanh toán bằng tiền mặt bởi vì, không giống như séc và thanh toán bằng thẻ tín dụng, thanh toán bằng tiền mặt không thể được xác minh sau khi thực tế.
Ngoài việc ghi chú hình thức thanh toán, việc cung cấp số séc hoặc bốn chữ số cuối của thẻ tín dụng được sử dụng cũng hữu ích cho khách hàng. Biên lai thanh toán cũng có thể bao gồm các điều khoản bán hàng, chẳng hạn như liệu tất cả các giao dịch bán hàng có phải là cuối cùng hay không, hoặc liệu các mặt hàng có thể được đổi trong vòng 30 ngày, nếu khách hàng xuất trình biên lai.
Thủ tục giấy tờ cần thiết cho thuế
Biên lai thanh toán là chứng từ thuế quan trọng, cung cấp bằng chứng về các chi phí kinh doanh mà bạn đã ghi trên biểu mẫu thuế của mình. Chúng cũng hữu ích cho kế toán quản trị, cung cấp thông tin mà nhân viên kế toán của bạn cần để theo dõi các giao dịch mua theo danh mục để bạn có thể đánh giá xem chi phí của mình trong một khu vực cụ thể có bền vững về mặt tài chính hoặc nhất quán từ năm này sang năm tiếp theo hay không.
Biên lai thanh toán cũng không thể thiếu nếu bạn gặp vấn đề với món hàng mình đã mua. Biên lai thanh toán đóng vai trò là bằng chứng mua hàng để bạn có thể trao đổi hoặc trả lại hàng hóa.
