Thiết kế tổ chức là quá trình tạo ra hệ thống phân cấp trong một công ty. Sáu yếu tố của thiết kế tổ chức giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập các phòng ban công ty, chuỗi chỉ huy và cấu trúc tổng thể. Các khía cạnh của cơ cấu tổ chức được xem xét đáng chú ý nhất là sơ đồ tổ chức. Hãy xem xét sáu khía cạnh chính này khi tạo ra các yếu tố thiết kế của một tổ chức.
Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc là yếu tố đầu tiên của cơ cấu tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp phải xem xét các nhiệm vụ công việc và nhiệm vụ cụ thể gắn với các vị trí được giao. Phân chia nhiệm vụ công việc giữa các công việc khác nhau và giao chúng cho các cấp độ xác định, là vai trò của các yếu tố chuyên môn hóa công việc. Một ví dụ sẽ là giao cho người đầu tiên trong dây chuyền lắp ráp công việc lắp ba thành phần đầu tiên lại với nhau. Sau đó, người thứ hai trong dây chuyền lắp ráp có thể dán đề can lên sản phẩm và người thứ ba sẽ dán sản phẩm vào hộp.
Các nhà lãnh đạo nên cẩn thận để không quá chuyên môn hóa vào bất kỳ một công việc nào vì điều này có thể dẫn đến sự nhàm chán và mệt mỏi. Điều này dẫn đến công việc chậm hơn và thậm chí là lỗi. Người quản lý có thể được phân công công việc và điều chỉnh vai trò tùy thuộc vào mức độ chuyên môn hóa của công việc trong một lĩnh vực.
Phòng ban và các phòng
Phòng ban và các ngăn là hai thành phần khác của thiết kế tổ chức. Các phòng ban thường là một nhóm công nhân có chức năng tổng thể giống nhau. Chúng thường được chia nhỏ theo các danh mục rộng như chức năng, sản phẩm, địa lý, quy trình và khách hàng. Các bộ phận chung bao gồm kế toán, sản xuất, dịch vụ khách hàng và bán hàng.
Các phòng có thể có các nhóm với các thành viên phòng ban khác nhau được kết hợp với nhau để đạt hiệu quả. Ví dụ: một công ty cung cấp dịch vụ CNTT cho các doanh nghiệp khác có thể có các nhóm được chỉ định cho mỗi công ty. Mỗi nhóm có thể có một người quản lý dự án, một nhà thiết kế đồ họa, một chuyên gia mã hóa, một chuyên gia bảo mật, một đại diện khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.
Chuỗi các lệnh
Chuỗi lệnh là những gì mà sơ đồ tổ chức thường minh họa. Nó cho thấy ai báo cáo cho ai trong cơ cấu nguồn nhân lực của công ty. Một số công ty có hệ thống phân cấp truyền thống hơn với các lãnh đạo bộ phận và giám đốc điều hành phụ trách rất rõ ràng. Các công ty khác sử dụng một chuỗi chỉ huy và cấu trúc linh hoạt hơn trong đó nhiều người hơn được coi là một phần của cùng một cấp chỉ huy trong một nhóm chức năng chéo.
Có những ưu và khuyết điểm cho bất kỳ mô hình nào. Điều quan trọng là nhân viên biết những gì được mong đợi ở họ và cách họ đưa thông tin đến các kênh thích hợp. Nếu một nhân viên không chắc người giám sát trực tiếp của mình là ai do chuỗi mệnh lệnh không rõ ràng, anh ta có thể không chuyển đúng thông tin phù hợp cho bên phù hợp.
Khoảng thời gian kiểm soát
Khoảng kiểm soát là yếu tố thiết kế tổ chức xem xét năng lực của bất kỳ nhà quản lý nào. Có giới hạn về số lượng người mà một người có thể giám sát và giám sát. Khoảng kiểm soát giải quyết yếu tố thiết kế này. Nếu một người quản lý có quá nhiều người để giám sát, anh ta có thể mất hiệu quả và không nhận ra được các vấn đề hoặc thành công.
Khoảng bốn có nghĩa là cứ bốn người quản lý thì có thể quản lý hiệu quả mười sáu nhân viên. Các ngành khác có thể sử dụng khoảng tám hoặc một số khác mô tả cách mà các giám đốc nguồn nhân lực cần phải phân bổ các nhà quản lý.
Tập trung và phân cấp
Tập trung và phân quyền là các yếu tố thiết kế tổ chức quyết định mức độ mà việc ra quyết định được thực hiện ở một cấp trung ương hoặc ở các cấp khác nhau của nhân viên. Ví dụ, tất cả các quyết định chính về ngân sách sẽ được lọc cho giám đốc điều hành và giám đốc tài chính theo kiểu tập trung. Các quyết định về dịch vụ khách hàng có thể được phân cấp, cung cấp cho những người tương tác với khách hàng các hướng dẫn về cách xử lý các vấn đề nhưng quyền đưa ra các quyết định nhất định.
Chính thức hóa các yếu tố
Các tổ chức nhỏ hơn có xu hướng có các yếu tố không chính thức trong đó các tổ chức lớn chính thức hóa vai trò cụ thể hơn. Lý do các tổ chức nhỏ ít sử dụng các tiêu chuẩn chính thức hơn là do nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khi cần thiết. Các tổ chức lớn hơn cần chính thức hóa các yếu tố để đảm bảo công việc phù hợp được thực hiện đúng thời gian và chính xác.
Chính thức hóa cũng có thể được nhìn thấy với các nhiệm vụ công việc cụ thể. Ví dụ, có thể có một cách rất cụ thể mà việc trả lương được thực hiện để đảm bảo rằng mọi người đều được trả lương đúng hạn, với khoản khấu lưu chính xác. Bộ phận bán hàng có thể không được chính thức hóa nhiều và có thể cho phép mỗi đại diện tìm thấy quy trình hữu cơ của mình để anh ta có thể thành công.
